أتاحت منصة قوى للمنشآت تحديثًا جديدًا يساعد على إدارة بيانات العاملين والوصول إليها بسهولة أكبر، وذلك عبر إضافة خاصية تصدير تفاصيل الموظفين إلى ملف أكسل عبر قوى، بما يتيح وسيلة عملية للاطلاع على بيانات الموظفين والاحتفاظ بها في ملف مستقل يمكن الرجوع إليه وقت الحاجة. وتأتي هذه الإضافة ضمن التحسينات الهادفة إلى تسهيل أعمال المنشآت ومساعدة مسؤولي الموارد البشرية على تنظيم المعلومات ومراجعتها دون الحاجة إلى النقل اليدوي.

ما المقصود بخاصية تصدير تفاصيل الموظفين إلى ملف أكسل عبر قوى؟

تتيح خاصية تصدير تفاصيل الموظفين إلى ملف أكسل عبر قوى لمسؤولي المنشآت تنزيل تفاصيل العاملين المسجلين في منصة قوى بصيغة Excel، وذلك بشكل مباشر من قائمة الموظفين داخل حساب المنشأة. وتساعد هذه الإمكانية على الاحتفاظ بنسخة بيانات العاملين ومراجعتها بتنظيم أكبر، إضافة إلى الاستفادة من أدوات برنامج Excel في ترتيب المعلومات وتصنيفها وإجراء عمليات البحث والمقارنة عليها.

وتكتسب هذه الخطوة أهمية خاصة للمنشآت التي تتضمن أعدادًا كبيرة من الموظفين، حيث تسهل التعامل مع بيانات العاملين وتوفر قدرًا من الوقت والجهد عند الحاجة إلى مراجعتها أو الاستعانة بها في الأعمال الإدارية.

ما طريقة تصدير تفاصيل الموظفين إلى ملف أكسل عبر قوى؟

يستطيع مسؤولو المنشآت الإستفادة من الخدمة عبر حساب المنشأة في منصة قوى، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:

1. الدخول إلى منصة قوى وتسجيل الدخول باستخدام بيانات الحساب.

2. الانتقال الى قسم الموظفين من القائمة الجانبية.

3. فتح قائمة الموظفين والضغط على خيار تصدير الملف.

4. اختيار تصدير تفاصيل الموظفين إلى ملف Excel.

بعد إتمام هذه الخطوات، يمكن الحصول على ملف أكسب الذي يضم تفاصيل العاملين، ومن ثم استخدامه لمراجعة البيانات والاحتفاظ بنسخة منها على الجهاز.

كم مرة يمكن تصدير ملف الموظفين من قوى؟

حددت منصة قوى مرات استخدام خاصية التصدير، بحيث تستطيع المنشأة تصدير تفاصيل الموظفين بحد أقصى 3 مرات أسبوعيًا. ويُراعى في احتساب هذه المدة أنها تتجدد وفقًا لتاريخ أول عملية تصدير أجراها المنشأة، وليس بالضرورة مع بداية الأسبوع أو يوم محدد منه. لذا يُنصح بمراعاة عدد مرات التصدير الممكنة عمد استخدام الخدمة واختيار الوقت الملائم لتنزيل الملف، خاصة المنشآت التي تحتاج إلى مراجعة بيانات العاملين بشكل متكرر.

ما أهمية التحديث الجديد للمنشآت؟

تُعد إتاحة تصدير بيانات الموظفين بصيغة أكسل إضافة عملية إلى خدمات منصة قوى، حيث يعطي المنشآت طريقة أسهل للتعامل مع معلومات العاملين بعيدًا عند الاكتفاء باستعراضها داخل المنصة، كما يساعد مسؤولي الموارد البشرية على تنظيم البيانات وتصنيفها وفقًا لاحتياجات العمل والاستفادة منها عند إعداد الكشوف والتقارير الإدارية.

وبهذا توفر الخاصية وسيلة مرنة أكثر للوصول إلى تفاصيل الموظفين ومراجعتها، مع مراعاة الحد الأسبوعي المسموح به للتصدير والاستفادة من الملف الناتج في متابعة شؤون العاملين داخل المنشأة.